Créer ou accéder à votre compte Microsoft gratuit
⏱ 5 minSi vous n'avez pas de compte : ouvrez votre navigateur → allez sur outlook.com → cliquez Créer un compte gratuit → choisissez une adresse @outlook.com → remplissez le formulaire.
Si vous avez déjà un compte @outlook.com, @hotmail.com ou @live.com : connectez-vous directement sur outlook.com.
Après connexion, testez l'accès aux outils : ouvrez un nouvel onglet → tapez forms.office.com → vous devez voir "Mes formulaires". Puis make.powerautomate.com → vous devez voir la page "Créer".
Avec un compte Microsoft gratuit, vous avez accès à Forms illimité + Power Automate 750 exécutions/mois + OneDrive 5 Go + Excel Online basique. Suffisant pour tous vos exercices.
Compte professionnel vs personnel : Si vous avez un email de bureau (ex: votreprenom@ministere.ci), ce compte a peut-être déjà accès à Power Automate avec plus de fonctionnalités. Dans ce cas, utilisez votre email professionnel — les étapes sont identiques.
Construire le formulaire dans Microsoft Forms
⏱ 15 minAllez sur forms.office.com → cliquez + Nouveau formulaire (ou bouton +).
Titre du formulaire : cliquez "Titre sans titre" → tapez "Demande de Véhicule — Moyens Généraux". Description : "Remplissez ce formulaire pour demander un véhicule de service. Réponse sous 24h."
Ajoutez les questions en cliquant + Ajouter une nouvelle question :
📋 Demande de Véhicule — Moyens Généraux
Remplissez ce formulaire pour demander un véhicule de service.
Rendre les questions obligatoires : Pour chaque question, cliquez les 3 points ··· en haut à droite → cochez Obligatoire. Toutes sauf "Niveau d'urgence" (qui a une valeur par défaut).
Récupérer le lien du formulaire : Cliquez Collecter les réponses (bouton bleu en haut à droite) → copiez le lien. Gardez ce lien — vous en aurez besoin dans Power Automate.
QR Code automatique : Dans la même fenêtre "Partager", cliquez Code QR → Télécharger. Vous obtenez immédiatement un QR code pour votre formulaire — imprimez-le !
Chaque question du formulaire deviendra une colonne dans Excel. Le nom de la question = le nom de la colonne. Choisissez des noms clairs et sans accents si possible.
Créer le fichier Excel sur OneDrive (gratuit)
⏱ 10 minAllez sur onedrive.live.com → connectez-vous → cliquez + Nouveau → Classeur Excel. Un Excel Online s'ouvre dans votre navigateur.
Renommez le fichier : cliquez "Classeur" en haut → tapez REGISTRE_VEHICULES_AUTO → Entrée. Le fichier est automatiquement sauvegardé sur OneDrive.
Créez les en-têtes en ligne 1. Tapez dans chaque cellule les noms de colonnes :
📊 Colonnes à créer dans Excel (ligne 1)
Convertir en tableau (CRUCIAL) : Sélectionnez toute la ligne 1 (A1 à K1) + une ligne vide en dessous (A1:K2) → Insertion → Tableau → cochez "Mon tableau a des en-têtes" → OK. Sans tableau structuré, Power Automate ne peut pas ajouter de lignes.
Nommez le tableau : cliquez dans le tableau → onglet Tableau → "Nom du tableau" → tapez DemandesVehicules → Entrée.
Important : Le fichier Excel DOIT être sur OneDrive (pas sur votre PC local) pour que Power Automate puisse y accéder. C'est la raison pour laquelle on l'a créé directement dans OneDrive.
Construire le flux automatique
⏱ 20 minAllez sur make.powerautomate.com → connectez-vous → cliquez Créer dans le menu gauche → choisissez Flux cloud automatisé.
Dans la fenêtre "Créer un flux automatisé" : Nom = "Formulaire Véhicule → Excel" → dans la recherche de déclencheur, tapez "forms" → sélectionnez "Quand une réponse est soumise" → cliquez Créer.
Dans le déclencheur "Quand une réponse est soumise" : cliquez le champ ID du formulaire → dans la liste déroulante, choisissez votre formulaire "Demande de Véhicule — Moyens Généraux".
DÉCLENCHEUR — Quand une réponse est soumise
Connecteur : Microsoft Forms
Formulaire ID : Demande de Véhicule — Moyens Généraux
Se déclenche : à chaque soumission du formulaire
ACTION 1 — Obtenir les détails de la réponse
Connecteur : Microsoft Forms
Formulaire ID : (même formulaire)
ID de réponse : ID de réponse (du déclencheur)
→ Ceci récupère les réponses de chaque question
ACTION 2 — Ajouter une ligne dans le tableau Excel
Connecteur : Excel Online (Business) ← choisir BUSINESS pas Standard
Emplacement : OneDrive Personnel
Bibliothèque de documents : OneDrive
Fichier : REGISTRE_VEHICULES_AUTO.xlsx
Tableau : DemandesVehicules
Valeurs à mapper :
ID_Demande : concat('VEH-', formatDateTime(utcNow(),'yyyyMMdd-HHmm'))
Date_Soumission : utcNow()
Nom_Demandeur : Réponse à Q1 (Votre nom complet)
Service : Réponse à Q2 (Votre service)
Statut : En attente (valeur fixe)
ACTION 3 — Envoyer un email de confirmation
Connecteur : Office 365 Outlook (ou Gmail si compte Google)
À : Réponse à Q1 (votre nom) — ou votre adresse pour les tests
Objet : Demande véhicule reçue — En attente de traitement
Corps : Votre demande pour [Destination] le [Date_Mission] a bien été enregistrée. Référence : [ID_Demande]. Réponse sous 24h.
Connecter Excel : Dans l'action "Ajouter une ligne", pour le champ Fichier, cliquez l'icône dossier 📁 → naviguez dans OneDrive → sélectionnez REGISTRE_VEHICULES_AUTO.xlsx. Pour Tableau, choisissez DemandesVehicules.
Mapper les champs : Les colonnes de votre tableau apparaissent. Pour chaque colonne, cliquez le champ → utilisez le panneau de contenu dynamique (éclair) → sélectionnez la réponse Forms correspondante.
Sauvegarder et activer : Cliquez Enregistrer en haut à droite → puis Tester → choisissez Manuellement pour lancer un test immédiat.
Connecteur Excel : Choisissez toujours "Excel Online (Business)" — pas "Excel Online" seul. La version Business fonctionne avec OneDrive et SharePoint. La version standard est limitée et peut ne pas trouver votre fichier.
Test complet du pipeline Forms → Excel → Email
⏱ 10 minOuvrez votre formulaire : allez sur forms.office.com → cliquez votre formulaire → bouton Aperçu (œil en haut à droite) pour l'ouvrir comme un utilisateur le verrait.
Remplissez le formulaire avec des données fictives :
Nom : Test Automatisation
Service : DAF
Date : demain
Destination : Abidjan Plateau — Test
Passagers : 2
Motif : Réunion institutionnelle
Urgence : Normal
→ Cliquez Envoyer.
Vérifier Power Automate : Allez sur make.powerautomate.com → Mes flux → cliquez votre flux → dans "Exécutions de flux sur les 28 derniers jours", vous devez voir une exécution verte ✓ Réussie. Si rouge, cliquez pour voir l'erreur.
Vérifier Excel : Ouvrez onedrive.live.com → ouvrez REGISTRE_VEHICULES_AUTO.xlsx → la ligne de test doit être présente avec toutes les colonnes remplies et le statut "En attente".
Vérifier l'email : Ouvrez outlook.com → vous devez avoir reçu l'email de confirmation automatique.
Test QR Code : Sur votre téléphone, scannez le QR code téléchargé depuis Forms → le formulaire doit s'ouvrir → soumettez une 2ème ligne → vérifiez que la 2ème ligne apparaît dans Excel.
Si les 3 vérifications passent (exécution verte, ligne Excel, email reçu) : votre pipeline automatique est opérationnel ! Vous pouvez maintenant partager le lien du formulaire ou le QR code à vos collègues.
Alerte urgence
Ajoutez une condition dans le flux : si Urgence = "Critique" → envoyer aussi un SMS ou email à votre responsable.
Connecter à Power BI
Dans Power BI Desktop → Obtenir des données → Excel → sélectionnez REGISTRE_VEHICULES_AUTO.xlsx → votre dashboard se met à jour à chaque nouvelle demande.
2ème formulaire Fournitures
Répétez exactement le même processus pour un formulaire "Demande Fournitures" → Excel REGISTRE_FOURNITURES. Vous maîtrisez maintenant la méthode.
Relance auto J+2
Créez un 2ème flux planifié (chaque matin à 9h) qui vérifie Excel → lignes "En attente" depuis plus de 2 jours → envoie une relance automatique.
J'ai un compte Microsoft gratuit et je peux accéder à forms.office.com et make.powerautomate.com
Mon formulaire "Demande de Véhicule" a 7 questions, toutes les questions obligatoires sont marquées avec *
J'ai téléchargé le QR code de mon formulaire depuis Forms → "Partager" → "Code QR"
Le fichier Excel est sur OneDrive (pas sur le PC local) et contient un tableau nommé "DemandesVehicules"
Le flux Power Automate a 3 actions : Obtenir détails → Ajouter ligne Excel → Envoyer email
Test réussi : soumission formulaire → exécution verte dans PA → ligne dans Excel → email reçu
Test QR Code depuis téléphone : le scan ouvre le formulaire et la soumission crée une nouvelle ligne Excel