Votre contexte
Ce guide est conçu pour votre rôle
Votre environnement
Cabinet affilié à l'administration publique, intervenant pour plusieurs institutions. Multiples services à coordonner, procédures officielles, archivage réglementaire, reporting hiérarchique régulier.
Passation de marchés
Appels d'offres, sélection de prestataires, gestion des contrats, suivi budgétaire, archivage des dossiers, validation hiérarchique multi-niveaux.
Moyens généraux
Flotte de véhicules, carburant, maintenance, missions terrain, fournitures de bureau, courses inter-services, gestion des équipements.
Ce qui vous prend du temps aujourd'hui
Tâches chronophages identifiées
| Tâche actuelle | Temps/mois | Solution Microsoft | Temps récupéré |
|---|---|---|---|
| Collecter les demandes de véhicule par email et les retranscrire | ~6h | Forms + Power Automate | ↑ 5h récupérées |
| Suivre manuellement les marchés dans un fichier partagé non structuré | ~10h | Excel + SharePoint | ↑ 7h récupérées |
| Préparer et envoyer le rapport mensuel flotte manuellement | ~4h | Power BI + Power Automate | ↑ 3h30 récupérées |
| Envoyer manuellement les rappels d'expiration de contrats | ~3h | Power Automate + Outlook | ↑ 3h récupérées |
| Relancer les validateurs pour les approbations de marchés | ~5h | Power Automate + Teams | ↑ 4h30 récupérées |
| Retrouver et partager des documents contractuels éparpillés | ~3h | SharePoint | ↑ 2h30 récupérées |
🎯 Potentiel total : environ 25h économisées par mois grâce aux outils Microsoft 365 déjà inclus dans votre abonnement.
Les outils à votre disposition
XL
Excel
Microsoft 365
- Suivi des marchés publics (N°, objet, fournisseur, montant, échéance, statut)
- Tableau de bord flotte : km, carburant, coût/km, maintenance par véhicule
- Consolidation mensuelle des dépenses par poste budgétaire et service
BI
Power BI
Microsoft 365
- Dashboard logistique terrain déjà créé (flotte, missions, carburant)
- Dashboard suivi des marchés : montants engagés, taux d'exécution, fournisseurs
- Rapport automatique des dépenses partagé avec la direction chaque mois
PA
Power Automate
Microsoft 365
- Circuit automatique de validation des marchés avec notifications Teams/email
- Alertes automatiques 30 jours avant toute expiration de contrat
- Rapport mensuel flotte généré et envoyé chaque 1er du mois sans action manuelle
PP
Power Apps
Microsoft 365
- Application mobile de demande de véhicule (chauffeur, destination, date, motif)
- Formulaire de demande de fournitures accessible depuis téléphone ou tablette
- Application de suivi des missions terrain avec statut en temps réel
SP
SharePoint
Microsoft 365
- Bibliothèque des contrats et marchés classés par année et service — accès sécurisé
- Dossiers d'appels d'offres avec historique des versions et droits d'accès contrôlés
- Partage sécurisé avec le service juridique, financier et la direction
TM
Teams
Microsoft 365
- Canal dédié aux demandes de moyens généraux — plus de mails perdus dans la boîte
- Notifications automatiques des approbations directement dans Teams
- Réunions de coordination hebdomadaires avec ordre du jour partagé
WD
Word
Microsoft 365
- Modèles standardisés de cahiers des charges (complétés en 15 min au lieu de 2h)
- Modèles de rapports mensuels avec zones à remplir prédéfinies
- Modèles de courriers officiels aux prestataires et fournisseurs
FR
Microsoft Forms
Microsoft 365
- Formulaire de demande de véhicule : remplace les emails non structurés en 1 jour
- Formulaire de courses bureau : collecte automatique des demandes avec priorité
- Formulaire de satisfaction fournisseur après chaque prestation
OL
Outlook
Microsoft 365
- Calendrier partagé des renouvellements de contrats visible par toute l'équipe
- Planning des maintenances véhicules avec rappels automatiques
- Catégories colorées pour trier les emails par type de demande
Par où commencer — Feuille de route
Explorer les guides détaillés