Le processus complet
7 étapes de la passation de marchés — outils Microsoft à chaque phase
1
Identification du besoin
2
Cahier des charges
3
Appel d'offres
4
Analyse des offres
5
Validation & attribution
6
Signature du contrat
7
Suivi & archivage
Outils et actions à chaque étape
1. Identification du besoin
Service demandeur → Coordinatrice
Forms
Teams
- Formulaire Forms standardisé rempli par le service demandeur
- Notification automatique dans le canal Teams #marchés
- Enregistrement automatique dans le tableau Excel de suivi
- Aucun email perdu, traçabilité dès la demande initiale
2. Rédaction du cahier des charges
Coordinatrice + Service demandeur
Word
SharePoint
- Modèle Word standardisé avec zones préremplies (objet, durée, budget, critères)
- Co-rédaction en temps réel dans SharePoint — plus de pièces jointes par email
- Versioning automatique : chaque modification est tracée et récupérable
- Approbation du chef de service directement dans SharePoint
3. Appel d'offres
Coordinatrice → Fournisseurs
Outlook
SharePoint
Forms
- Dossier d'appel d'offres stocké dans SharePoint avec lien partagé sécurisé
- Formulaire de dépôt d'offre en ligne via Forms (soumissions horodatées)
- Confirmation automatique de réception envoyée aux soumissionnaires
- Toutes les offres centralisées dans un seul dossier SharePoint
4. Analyse des offres
Commission d'analyse
Excel
Power BI
- Grille d'analyse Excel avec critères pondérés (prix, délai, références, qualité)
- Calcul automatique du score final par prestataire
- Tableau comparatif généré automatiquement pour la commission
- Rapport Power BI de synthèse pour présentation à la direction
5. Validation & attribution
Hiérarchie multi-niveaux
Power Automate
Teams
- Flux d'approbation automatique selon le montant du marché
- Notification aux validateurs dans Teams avec lien direct vers le dossier
- Relance automatique après 48h sans réponse
- Historique complet des validations avec date, heure et décision
6. Signature du contrat
Direction + Prestataire
Word
SharePoint
Excel
- Contrat généré depuis le modèle Word avec les données pré-remplies
- Version signée archivée dans SharePoint sous accès restreint
- Mise à jour automatique du tableau de suivi Excel (statut = Signé)
- Alerte de renouvellement programmée automatiquement à J-30 et J-60
7. Suivi & archivage
Tout au long de l'exécution
Excel
Power BI
Power Automate
- Dashboard Power BI : montants engagés, reste à payer, taux d'exécution
- Alerte automatique si dépense dépasse le seuil budgétaire prévu
- Rapport mensuel généré et envoyé automatiquement à la direction
- Archive SharePoint consultable et conforme aux exigences réglementaires
Modèle Excel — Tableau de suivi des marchés
Structure recommandée du fichier Excel de suivi
Chaque ligne = un marché. Les colonnes en jaune sont celles à surveiller en priorité.
| N° Marché | Objet du marché | Service demandeur | Prestataire retenu | Montant HT (FCFA) | Date signature | Durée (mois) | Date échéance ⚡ | Statut ⚡ | Taux d'exéc. % | Référence contrat | Contact prestataire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MRC-2026-001 Texte auto |
Fourniture de carburant Texte libre |
Moyens Généraux Liste déroulante |
PétroServ SA Texte libre |
12 500 000 Nombre |
15/01/2026 Date |
12 Nombre entier |
14/01/2027 = Date sig. + Durée |
En cours | 67% = Facturé / Montant |
CTR-ENV-001 Texte |
contact@petroserv.com Email |
| MRC-2026-002 | Maintenance bâtiment administratif | Patrimoine / Bâtiment | TechBât SARL | 8 200 000 | 01/03/2026 | 6 | 31/08/2026 ⚠ | À renouveler | 45% | CTR-ENV-002 | techbat@mail.com |
| MRC-2026-003 | Gardiennage et sécurité des locaux | Administration générale | SecuPro CI | 24 000 000 | 02/01/2026 | 24 | 01/01/2028 | En cours | 22% | CTR-ENV-003 | admin@secupro.ci |
Formule alerte :
= SI(Échéance - AUJOURDHUI() < 30; "URGENT"; SI(Échéance - AUJOURDHUI() < 60; "À suivre"; "OK"))
Mise en forme conditionnelle :
Rouge si reste < 30 jours · Orange si < 60 jours · Vert si OK
Rouge si reste < 30 jours · Orange si < 60 jours · Vert si OK
Power Automate connecté :
Lit ce tableau chaque matin et envoie un email si une ligne passe en "URGENT"
Lit ce tableau chaque matin et envoie un email si une ligne passe en "URGENT"
Organisation SharePoint recommandée
Structure des dossiers SharePoint
📁 Marchés Publics — Ministère Environnement
📂 2026
📂 MRC-2026-001 — Carburant
Cahier charges, offres reçues, PV, contrat signé
📂 MRC-2026-002 — Maintenance bâtiment
Même structure — versions horodatées
📂 MRC-2026-003 — Gardiennage
📂 2025 (archives)
📂 Modèles
📄 Modèle_Cahier_Charges.docx
📄 Modèle_Contrat_Prestation.docx
📄 Grille_Analyse_Offres.xlsx
📄 Suivi_Marchés_2026.xlsx
📂 Procédures
Droits d'accès recommandés
🔒 Lecture seule
Tous les agents du ministère peuvent consulter les marchés publiés. Pas de modification possible.
✏️ Contribution
Services demandeurs : peuvent ajouter des documents dans leurs dossiers, sans modifier les autres.
🛡️ Contrôle total
Coordinatrice + Service juridique + Direction : accès complet, y compris aux dossiers confidentiels.
🔗 Lien externe sécurisé
Fournisseurs : lien temporaire pour déposer leur offre. Lien expiré après la date limite de dépôt.
Circuit de validation automatique (Power Automate)
Flux d'approbation d'un marché selon le montant
Déclencheur
📝 Nouveau marché soumis dans SharePoint
→
Action
📊 Lire le montant dans Excel
→
Condition
💰 Montant > 10 millions FCFA ?
→
OUI — Validation double
📨 Chef de service + Directeur
→
NON — Validation simple
📨 Chef de service uniquement
→
Résultat
✅ Statut mis à jour + Prestataire notifié
Si approuvé : Email au prestataire + mise à jour SharePoint + calendrier de suivi créé dans Outlook
Si refusé : Email de retour à la coordinatrice avec motif + dossier marqué "À réviser"
Si 48h sans réponse : Relance automatique envoyée au validateur par email et Teams
Checklist mensuelle — Bonne gestion des marchés
Tâches à effectuer chaque mois
Vérifier les marchés expirant dans 60 jours
Colonne échéance Excel · Power Automate le signale automatiquement
Colonne échéance Excel · Power Automate le signale automatiquement
Mettre à jour les taux d'exécution de chaque contrat
Basé sur les factures reçues et validées par la comptabilité
Basé sur les factures reçues et validées par la comptabilité
Archiver les nouveaux contrats signés dans SharePoint
Dossier de l'année en cours · Original scanné + version Word
Dossier de l'année en cours · Original scanné + version Word
Générer le rapport mensuel des marchés (Power BI)
Peut être automatisé avec Power Automate chaque 1er du mois
Peut être automatisé avec Power Automate chaque 1er du mois
Relancer les prestataires sur les marchés en retard
Email de relance semi-automatique depuis Outlook avec modèle
Email de relance semi-automatique depuis Outlook avec modèle
Valider les factures des marchés en cours d'exécution
Coordonner avec la DAF · Mettre à jour le statut de paiement
Coordonner avec la DAF · Mettre à jour le statut de paiement