Vos 4 domaines de responsabilité
Gestion de la flotte
Véhicules · Carburant · Kilométrage · Maintenance
Problème actuel
Les demandes de véhicule arrivent par email, WhatsApp ou à l'oral. Impossible de savoir qui utilise quel véhicule à quel moment. Le suivi du carburant se fait sur papier ou dans un fichier Excel non partagé.
Solution Microsoft
Formulaire unique de demande (Forms), tableau de bord Power BI flotte, suivi Excel centralisé sur SharePoint, alertes automatiques de maintenance. Tout le monde voit la disponibilité des véhicules en temps réel.
Forms
Excel
Power BI
Power Automate
- Formulaire de réservation de véhicule : chauffeur, destination, date/heure, motif
- Tableau Excel de bord flotte : km mensuel, carburant L, coût/km, maintenance
- Alerte automatique si un véhicule dépasse le seuil de kilométrage pour révision
Fournitures & équipements
Bureau · Informatique · Consommables · Stock
Problème actuel
Les demandes de fournitures arrivent de partout sans formalisme. Difficile de suivre ce qui a été commandé, livré ou encore en attente. Le stock est géré de mémoire ou sur un cahier.
Solution Microsoft
Formulaire de demande standardisé (Forms), suivi Excel du stock et des commandes, notification automatique à la coordinatrice à chaque nouvelle demande, rapport mensuel des consommations par service.
Forms
Excel
Power Automate
Teams
- Formulaire de demande : service, article, quantité, urgence, motif
- Excel stock : article, qté en stock, seuil réapprovisionnement, fournisseur
- Alerte automatique si la qté en stock passe sous le seuil minimum
Bâtiment & patrimoine
Maintenance · Nettoyage · Sécurité · Équipements fixes
Problème actuel
Les signalements de pannes et problèmes dans les locaux arrivent par email ou appel téléphonique. Pas de traçabilité sur ce qui a été signalé, pris en charge, résolu ou en attente.
Solution Microsoft
Formulaire de signalement technique (Forms accessible depuis l'intranet), suivi Excel des interventions, planning Outlook des maintenances préventives, alerte de suivi si une panne n'est pas traitée sous 24h.
Forms
Excel
Outlook
Power Automate
- Formulaire de signalement : local, type de panne, urgence, photo optionnelle
- Planning Outlook partagé : maintenances préventives, contrôles réglementaires
- Alerte si une intervention signalée n'a pas de suivi après 24h
Missions terrain
Inspections · Déplacements · Rapports de mission
Problème actuel
Les ordres de mission sont rédigés à la main ou sur Word sans template. Le suivi des missions (terminée, en cours, annulée) n'est pas centralisé. Les rapports de retour arrivent tard ou pas du tout.
Solution Microsoft
Modèle Word d'ordre de mission standardisé, tableau Excel de suivi des missions (statut, agent, véhicule, zone), rapport de retour de mission via Forms soumis par l'agent depuis son téléphone, dashboard Power BI des missions.
Word
Excel
Forms
Power BI
- Modèle Word ordre de mission : agent, zone, objectif, véhicule, durée prévue
- Formulaire de rapport de retour mission (soumis depuis téléphone sur le terrain)
- Dashboard Power BI : missions par zone, taux de complétion, km, durée moyenne
Modèle — Formulaire de demande de véhicule (Microsoft Forms)
Aperçu du formulaire de demande
📋 Demande de mise à disposition d'un véhicule
Moyens Généraux
Agent demandeur *
Service / Direction *
Date de départ *
Date de retour *
Destination *
Nombre de passagers
Motif de la mission *
Niveau d'urgence
Chauffeur requis ?
✅ À la soumission : notification automatique à la coordinatrice + enregistrement dans Excel
Ce qui se passe après soumission
1
Notification immédiate
Power Automate envoie un email + message Teams à la coordinatrice avec tous les détails de la demande
2
Enregistrement automatique
La demande est ajoutée dans le tableau Excel de suivi des missions sur SharePoint. Statut : "En attente de validation"
3
Validation par la coordinatrice
Elle assigne un véhicule disponible et un chauffeur. Statut mis à jour : "Validé" ou "Refusé avec motif"
4
Confirmation à l'agent
Email automatique avec le véhicule attribué, le chauffeur (nom, contact), le lieu et l'heure de départ
5
Retour de mission
Formulaire de retour envoyé automatiquement au chauffeur après la date de retour prévue (km effectués, carburant)
Tableau Excel — Suivi de la flotte (SharePoint partagé)
Structure du fichier de suivi flotte
| Immatriculation | Marque / Modèle | Type | Km mois (mai) | Carburant L | Conso L/100km | Coût carburant | Dernière révision | Prochaine révision ⚡ | Statut | Chauffeur attitré |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AA-123-EV | Toyota Land Cruiser | Tout terrain | 1 015 | 135 | 13,3 | 451 000 | 12/01/2026 | 12/07/2026 | Disponible | Ibrahim K. |
| CC-789-EV | Mitsubishi Canter | Utilitaire | 1 290 | 265 | 20,5 | 760 000 | 03/09/2025 | ⚠ Dépassé | Maintenance | Moussa D. |
| EE-654-EV | Isuzu D-Max | Pick-up | 1 490 | 298 | 20,0 | 1 055 000 | 15/02/2026 | 15/08/2026 | À surveiller | Koné A. |
Ce fichier est connecté à Power BI : les graphiques du dashboard logistique se mettent à jour automatiquement à chaque nouvelle saisie dans ce tableau.
Ce fichier est sur SharePoint : toute l'équipe (coordinatrice, chefs de parc, direction) peut le consulter en temps réel depuis n'importe quel appareil.
Structure Teams recommandée pour les Moyens Généraux
🚛 Equipe : Moyens Généraux
#
général
Annonces et informations générales
📌 Épinglé
#
demandes-vehicules
Power Automate poste ici chaque nouvelle demande reçue
#
fournitures-bureau
Demandes et confirmations de fournitures
#
alertes-maintenance
Alertes automatiques de révision et pannes
#
rapports-mensuels
Rapports Power BI publiés automatiquement le 1er du mois
📋 Equipe : Marchés & Contrats
#
général
Annonces et mises à jour des marchés
📌 Épinglé
#
nouvelles-demandes
Chaque nouvelle demande de marché notifiée ici
#
validations-en-attente
Marchés en attente de signature hiérarchique
#
alertes-expiration
Contrats expirant dans les 30 et 60 jours
#
coordination-juridique
Échanges avec le service juridique sur les contrats
Ce que vous gagnez concrètement
Impact des outils Microsoft sur votre quotidien
25h
économisées / mois
Sur les tâches répétitives et manuelles automatisées
0
demande perdue
Toutes les demandes passent par un formulaire structuré
100%
traçabilité
Chaque action (demande, validation, refus) est horodatée
1 clic
pour le rapport
Le rapport mensuel flotte et marchés se génère automatiquement
🎯 L'objectif : vous concentrer sur les décisions et la coordination, pas sur la saisie de données. Microsoft 365 prend en charge la collecte, le stockage, les relances et les rapports automatiquement.
📊
Dashboard Logistique déjà disponible
Le dashboard HTML interactif de votre flotte (véhicules, missions, carburant, alertes) est déjà créé. Visualisez vos données en temps réel.