C'est quoi Power Automate ?
Power Automate — le chef d'orchestre invisible de votre bureau
Il connecte vos outils
Power Automate relie Forms, Excel, SharePoint, Outlook, Teams et bien d'autres. Quand quelque chose se passe dans l'un, il déclenche une action dans un autre. Automatiquement, sans votre intervention.
Il travaille même quand vous dormez
Un flux programmé vérifie chaque matin si un contrat expire dans 30 jours. Un autre génère votre rapport mensuel le 1er de chaque mois à 7h. Vous arrivez au bureau et c'est déjà fait.
Pas besoin de coder
Power Automate se configure par glisser-déposer dans un navigateur. Si vous savez créer une règle dans Outlook, vous savez créer un flux. Les flux simples se font en 30 minutes.
5 flux Power Automate pour votre rôle
1
Demande de véhicule — du formulaire à la confirmation
Déclencheur : soumission du formulaire Forms
Déclencheur automatique
📋 Agent soumet le formulaire de demande de véhicule (Forms)
↓
Action 1
📊 Enregistrer la demande dans le tableau Excel sur SharePoint
↓
Action 2
🔔 Notification Teams + email à la coordinatrice avec tous les détails
↓
Condition
❓ La coordinatrice approuve ou refuse (bouton dans Teams)
↓
✓ APPROUVÉ
Résultat positif
📧 Email à l'agent : véhicule, chauffeur, heure départ
✗ REFUSÉ
Résultat négatif
📧 Email à l'agent avec motif du refus
⏱ Gain estimé : 3h/mois — plus aucun email de relance ou de confirmation manuel
Forms
Excel
Teams
Outlook
Power Automate
2
Alerte automatique d'expiration de contrat
Déclencheur : planifié — chaque matin à 8h
Déclencheur planifié
⏰ Chaque matin à 8h00 — automatique, sans action manuelle
↓
Action 1
📊 Lire le tableau Excel de suivi des marchés sur SharePoint
↓
Condition
❓ Un contrat expire dans moins de 60 jours ?
↓
⚠ OUI
Alerte J-60
📧 Email résumé des contrats concernés + lien SharePoint
↓
Si < 30 jours
🚨 Message urgent dans Teams + email PRIORITAIRE
✓ NON
Aucune alerte
Rien à signaler · Le flux s'arrête
⏱ Gain estimé : 3h/mois — aucun contrat ne sera plus oublié
Excel
SharePoint
Outlook
Teams
Power Automate
3
Rapport mensuel automatique — flotte & activité
Déclencheur : planifié — 1er du mois à 7h
Déclencheur planifié
📅 1er de chaque mois à 7h — vous n'avez rien à faire
↓
Action 1
📊 Lire les données du mois dans Excel (missions, km, carburant, coûts)
↓
Action 2
📝 Remplir le modèle Word de rapport avec les chiffres récoltés
↓
Action 3
📁 Sauvegarder le rapport PDF dans SharePoint (dossier Rapports/2026)
↓
Envoi final
📧 Email à la direction + lien Power BI dashboard avec le rapport en pièce jointe
⏱ Gain estimé : 4h/mois — le rapport se fait pendant que vous dormez
Excel
Word
SharePoint
Power BI
Outlook
Power Automate
4
Circuit de validation d'un marché public
Déclencheur : nouveau document ajouté dans SharePoint
Déclencheur automatique
📁 Un nouveau dossier de marché est ajouté dans SharePoint
↓
Action 1
📊 Lire le montant du marché depuis le fichier Excel associé
↓
Condition
❓ Montant supérieur à 10 000 000 FCFA ?
↓
💰 OUI — Double validation
Niveau 1
📨 Approbation demandée au Chef de service
↓
Niveau 2
📨 Approbation demandée au Directeur
📝 NON — Validation simple
Niveau unique
📨 Approbation demandée au Chef de service uniquement
↓
Clôture
✅ Statut mis à jour dans Excel · Prestataire notifié · Calendrier Outlook créé
⏱ Gain estimé : 4,5h/mois — fin des relances et emails de rappel manuels
SharePoint
Excel
Teams
Outlook
Power Automate
5
Alerte maintenance véhicule — suivi préventif automatique
Déclencheur : planifié tous les lundis matin + mise à jour du tableau Excel
📐 Schéma du flux
Déclencheur planifié
🗓️ Chaque lundi à 7h30 — vérification hebdomadaire
↓
Action 1
📊 Lire colonne "Prochaine révision" et "Km actuels" dans Excel Flotte
↓
Condition 1
❓ Prochaine révision dans moins de 14 jours ?
↓
🔧 OUI
Alerte urgente
📨 Message Teams dans #alertes-maintenance + email à la coordinatrice
✓ NON
Condition 2
❓ Km dépassent le seuil de révision prévu ?
↓
📨 Si oui : même alerte. Si non : rien.
⏱ Gain estimé : 2h/mois — aucune panne surprise car surveillance continue
📋 Ce que reçoit la coordinatrice
Excel
Teams
Outlook
Power Automate
Récapitulatif des gains
Ce que ces 5 flux vous font gagner
| Flux | Ce qu'il automatise | Fréquence | Gain / mois | Complexité de mise en place |
|---|---|---|---|---|
| Flux 1 — Demande véhicule | Collecte, validation, notification, confirmation | À chaque demande (~15/mois) | 3h | Facile — 1h de config |
| Flux 2 — Alerte contrats | Vérification quotidienne et alertes automatiques | Chaque matin à 8h | 3h | Facile — 45min de config |
| Flux 3 — Rapport mensuel | Génération et envoi du rapport flotte & activité | 1 fois/mois, le 1er | 4h | Moyen — 2h de config |
| Flux 4 — Validation marché | Circuit d'approbation multi-niveaux selon montant | À chaque nouveau marché | 4,5h | Moyen — 2,5h de config |
| Flux 5 — Maintenance flotte | Surveillance hebdomadaire et alertes préventives | Chaque lundi à 7h30 | 2h | Facile — 1h de config |
| TOTAL économisé par mois | +16,5h | Soit ~2 jours de travail récupérés chaque mois | ||
Par où commencer avec Power Automate
Étape
1
1
Créer votre premier formulaire (Forms)
Ouvrez Microsoft Forms (forms.microsoft.com) et créez le formulaire de demande de véhicule. Ajoutez les champs : demandeur, service, dates, destination, motif, urgence. Testez-le depuis votre téléphone.
C'est la base de tout. Le formulaire collecte les données proprement, Power Automate fait le reste.
⏱ Durée : 45 minutes · Aucune compétence technique requise
C'est la base de tout. Le formulaire collecte les données proprement, Power Automate fait le reste.
Étape
2
2
Créer le flux Forms → Notification
Dans Power Automate (make.powerautomate.com), créez un flux avec le déclencheur "Quand un formulaire est soumis". Ajoutez l'action "Envoyer un email" ou "Publier un message dans Teams". Utilisez les champs dynamiques du formulaire pour personnaliser le message.
C'est le flux le plus simple et le plus utile pour commencer.
⏱ Durée : 1 heure · Guide Microsoft disponible en français
C'est le flux le plus simple et le plus utile pour commencer.
Étape
3
3
Ajouter l'enregistrement Excel et SharePoint
Ajoutez l'action "Ajouter une ligne dans un tableau" dans votre flux. Sélectionnez votre fichier Excel sur SharePoint et le tableau de suivi. Mappez chaque champ du formulaire vers la bonne colonne Excel.
Résultat : chaque demande de véhicule est automatiquement enregistrée dans votre tableau de suivi. Plus aucune saisie manuelle.
⏱ Durée : 30 minutes · Votre premier flux complet est en place
Résultat : chaque demande de véhicule est automatiquement enregistrée dans votre tableau de suivi. Plus aucune saisie manuelle.
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Vous avez maintenant un plan complet
Les outils Microsoft 365 sont déjà à votre disposition. Il ne s'agit pas d'acheter de nouveaux logiciels, mais d'utiliser ce que vous avez déjà de manière plus intelligente. Commencez par le Flux 1 — il vous donnera votre premier résultat concret en moins de 2 heures.